KUNNALLISTEN ARKISTOJEN ERITYISPIIRTEITÄ

Kunnalliset arkistot alkoivat muodostua kuntien itsehallinnon myötä 1860-luvulla. Tosin paikallisella itsehallinnolla on juuria seurakuntien ja oikeudenkäytön piirissä ja kaupunkihallinnossa keskiajalta lähtien. Merkittäviä määriä aineistoja on kuitenkin säilynyt vasta 1600-luvun alkupuolelta alkaen.
Kunnat ja niiden arkistot ovat hyvin erikokoisia, niiden aineistot ovat eri-ikäisiä ja muutoinkin eri arkistot ovat erilaisia. Silti keskeiset piirteet ovat yhteisiä: ne ovat paikallisen itsehallinnon tuottamia ja sitä kuvaavia. Niitä hoidetaan samojen periaatteiden mukaan ja ne ovat julkisia. Useimmiten kuntien eri virastoilla on omat arkistotilansa, mutta pitkään tai pysyvästi säilytettävät asiakirjat siirretään kunnan keskusarkistoon.

Kunnalliset arkistot liittyvät läheisesti kansalaisten arkeen. Tärkeiden ja läheisten toimintojen tuottamat aineistot kuten esimerkiksi koulujen, kunnallistekniikan, kaavoituksen, sosiaalitoimen ja terveyden- ja sairaanhoidon aineistot ovat hallinnon aineistojen ohella keskeisiä kunnan arkistossa. Erityisesti sähköinen asiointi ja mahdollisuus tutustua kunnan päätöksentekoon internetissä ovat lisänneet kiinnostusta kunta-arkistoihin. Kuitenkin tutkimuksellisesti ja muutoinkin niitä voitaisiin ja tulisi käyttää enemmän. Tällä hetkellä kunnan oma hallinto ja palvelujen tuottaminen ovat yleensä niiden lähes ainoita käyttäjiä. Eniten käytetään rakennusvalvonnan piirustuksia.

Kuntien asiakirjat ovat usein vain osittain julkisia. Kansalaisella on oikeus häntä itseään koskeviin tietoihin, vaikka ne muutoin ja muille olisivatkin salassa pidettäviä. Kuntien hallintoon, päätöksentekoon ja kehittämiseen liittyvät aineistot ovat yleensä julkisia.

Tunnusomaista kunta-arkistoille ovat eri päätöksentekoelinten laajat esityslista- ja pöytäkirjasarjat. Lähes kaikissa kunnissa on täydentyvä esityslistapöytäkirjajärjestelmä, jossa samassa pykälässä on nähtävissä asian koko käsittely kunnan toimielimissä. Esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan lähes poikkeuksetta myös internetissä.

Kuntien arkistot toimivat yleisesti kotiseutuarkistoina. Ne opastavat arkistojen hoidossa ja ottavat vastaan ja säilyttävät paikallisia yksityisluontoisia arkistoja. Käyttäjien näkökulmasta paikallisuus ja läheisyys ovat tärkeitä. Kotiseutuarkistot kuten myös kuntien julkiset arkistot ovat siksi tärkeitä kotiseutuharrastuksen ja paikallisen tutkimuksen kannalta.

Kunnissa pyritään avoimuuteen ja tiedottamiseen. Siksi yhä enemmän korostuu sähköinen asiointi ja internetin tarjoamat mahdollisuudet. Kunnan keskusarkistossa on pitkään tai pysyvästi säilytettävät tietoaineistot - kunnallinen kulttuuriperintömme. Toivomme, että kuntalaiset löytävät sen.