Arkivverket Helsingfors 2000

Arkivverkets rekommendation om principerna för upprättandet, bruket och upprätthållandet av en arkivbildningsplan

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

    Sida
FÖRETAL 1
1. INLEDNING 1
  Författningsgrund 1
  Syfte och målgrupp
Information av handlingskaraktär och dess hanterings- och styrningssystem
2
  Arkivbildningsplanen och dess tillämpning 3
2. ARKIVBILDNINGSPLANENS INNEHÅLL OCH STRUKTUR 5
  Uppgifter om arkivbildaren och arkivbildningsplanen 5
  Arkivering, registrering och gallring 6
  Handlingarnas behandling och tillgänglighet, informationsservice 6
  Arkivbildningsplanens struktur
Kontakten med andra hanterings- och styrningssystem för information av handlingskaraktär
9
3. ARKIVBILDNINGSPLANEN SOM ETT UTVECKLINGSMEDEL 9
4. ARKIVBILDNINGSPLANENS UPPRÄTTANDE OCH UPPRÄTTHÅLLANDE 10
  Olika skeden i upprättandet 11
           Kartläggningen av uppgifterna och funktionsprocesser 11
           Inventering av informationsmaterial 12
           Fastställande av förvaringstider 13
           Planering av handlingarnas behandling 13
                  Arkivering 14
                  Registrering 14
                  Upprättandet av arkivschemat 15
  Upprätthållandet av arkivbildningsplanen 16
5. DATAMODELL FÖR EN ADB-BASERAD ARKIVBILDNINGSPLAN 16

BILAGOR Datamodell
  Beskrivning av datamodellens relationer
  Beskrivning av datamodellens objekt och attribut
  Centrala begrepp



FÖRETAL

Arkivverkets rekommendation om principerna för upprättandet, bruket och upprätthållandet av en arkivbildningsplan är resultatet av ett projekt som Riksarkivet startade i slutet av år 1997 med uppgift att utveckla arkivbildningsplanen och skapa direktiv rörande densamma. Projektarbetsgruppen och uppföljningsgruppen, som styrde dess arbete, bestod utöver Riksarkivets representanter av medlemmar från Riksdagens bibliotek, undervisningsministeriet, social- och hälsovårdsministeriet, Krigsarkivet, statsrådets kansli, finansministeriet och Statens tekniska forskningscentral.

Rekommendationen är på sätt och vis resultat av en kompromiss. Rekommendationens syfte, målgrupp, omfattning och framställningssätt gav upphov till delvis betydligt avvikande åsikter i såväl arbets- som uppföljningsgruppen. Motsvarande spridning i uppfattningarna förekom även i de utlåtanden som inbegärdes om utkastet till rekommendationen.

Hösten 1999 övertog Riksarkivet av arbets- och uppföljningsgruppen utkastet till rekommendationen för slutgiltig bearbetning. Rekommendationen betraktar arkivbildningsplanen och dess användningsmöjligheter ur ett vitt perspektiv. Arkivbildningsplanens primära uppgift är att styra organisationens arkivbildning, dvs. arkiveringen, registreringen och gallringen av handlingar. Den nya offentlighetslagstiftningen har starkt lyft fram arkivbildningsplanens betydelse i förverkligandet av offentlighetsprincipen, datasekretessen och en god informationshantering. Arkivbildningsplanen kan även utnyttjas i organisationens informationsservice och utvecklandet av dess funktioner. Ur arkivverkets synvinkel ligger planens viktigaste betydelse i att den utgör en framställan om handlingarnas förvaringstid. På basen av den avgör arkivverket vilka handlingar förvaras varaktigt.

Minimikraven för arkivbildningsplanens innehåll och användning har presenterats i arkivlagen och delvis också i offentlighetslagstiftningen. Den som tillämpar rekommendationen avgör i vilken omfattning övriga synpunkter som framförs i rekommendationen tillämpas i dess dokumentförvaltning och arkivfunktion.


Helsingfors 11. april 2000

Arkivverkets generaldirektör Kari Tarkiainen

1.Inledning

Författningsgrund

Rekommendationen ges med stöd av arkivlagens (831/1994) § 4.

Syfte och målgrupp

Syftet med rekommendationen är att öppna synvinklar på arkivbildningsplanens informationsinnehåll, struktur, upprättande, upprätthållande och användningsmöjligheter.

I denna rekommendation behandlas arkivbildningsplanen utifrån flera olika aspekter. Arkivbildarnas storlek, uppbyggnad och uppgifter varierar och således är också arkivbildningsplanernas användningsbehov olika. Den som tillämpar rekommendationen avgör vilka aspekter är av betydelse för den ifrågavarande organisationen och i vilken utsträckning den tillämpas. Minimikraven för arkivbildningsplanen finns i arkivlagen.

Rekommendationen är först och främst avsedd för statliga ämbetsverk och inrättningar, kommunala myndigheter och organ samt övriga samfund som enligt arkivlagen skall upprätthålla en arkivbildningsplan över sina handlingar. Rekommendationen kan naturligtvis tillämpas av alla organisationer som för sin dokumentförvaltning anser sig behöva anvisningar som överensstämmer med arkivbildningsplanen. Rekommendationen och datamodellen i dess bilaga kan även användas av programtillverkare som producerar adb-system för hanteringen och styrningen av information av handlingskaraktär.

Arkivbildningsplanen tjänar i första hand organisationens egna syften samt förverkligandet av offentlighetsprincipen inom förvaltningen. Ur organisationens synvinkel är arkivbildningsplanens primära uppgift att styra organisationens arkivbildning. Arkivbildningen består av planmässig arkivering, registrering och gallring av informationsmaterial av handlingskaraktär. Med hjälp av den är det även möjligt att effektivera organisationens informationsservice.

Det centrala med arkivbildningsplanens funktion är ur arkivverkets synvinkel dess funktion som myndighetens gallringsframställan, vilken levereras till arkivverket som avgör vilka dokument som bör förvaras varaktigt. Dessutom kan man genom arkivbildningsplanen indirekt befrämja även arkivverkets informationsservice. Detta sker då statliga myndigheter elektroniskt (eller på annat sätt) överför beskrivningsuppgifter (1) om sina handlingar från arkivbildningsplanerna till arkivverket där ifrågavarande information kan användas för informationsserviceändamål. Beskrivningsuppgifterna utgör väsentlig bakgrundsinformation även då arkivverket gör beslut om handlingars varaktiga förvaring.


1 Om beskrivning se publikationen Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt. Arkistolaitos. Helsinki, 1997.


För att arkivbildningsplanen skall vara till så stor nytta som möjligt är det viktigt att vid sidan av arkivfunktionens ansvarspersoner (2) även övriga yrkesgrupper från organisationen medverkar i arkivbildningsplanens utarbetning och upprätthållande.

Information av handlingskaraktär och dess hanterings- och styrningssystem

Information av handlingskaraktär är s.k.funktionell information, som uppstår till följd av organisationens verksamhet. Förutom informationsvärde har denna information värde som medel i skötseln av uppgifter och även s.k. bevisvärde. Informationen av handlingskaraktär är ett bevis på organisationens verksamhet. Av detta följer att informationen har både juridisk betydelse och betydelse för vetenskaplig forskning.

Information av handlingskaraktär - vare sig det handlar om pappersdokument, uppgifter som ingår i datasystem eller information i annan form - har en livscykel som sträcker sig från upprättandet/mottagandet via olika behandlingsskeden till varaktig förvaring eller utgallring. Informationens förvaringsform kan variera under livscykeln: information som producerats i elektronisk form skrivs ofta ut på papper eller mikrofilm för varaktig förvaring. Även under samma skede av livscykeln kan en handling ha flera än en förvaringsform, t.ex. då man använder pappersutskrifter som säkerhetskopior av information i elektronisk form.

För hanteringen och styrningen av informationsmaterial har olika system utvecklats, bl.a. arkivbildningsplanen, diariet, s.k. specialregister, olika ärendehanteringssystem, arkivförteckningar och -beskrivningar. Vid sidan av registrering och beskrivning hanteras information av handlingskaraktär med hjälp av ändamålsenliga förvarings- eller arkiveringssystem samt genom gallring. Arkivbildningsplanen är en handbok där man förutom det material som bildas även presenterar ovannämnda system och metoder. Handboken är avsedd som ett hjälpmedel för alla som deltar i behandlingen av handlingar. I bästa fall är den en del av kvalitetshandboken för organisationens dokumentförvaltning och arkivfunktion.

Arkivbildningsplanen täcker det funktionella informationsmaterialets hela livscykel (se s. 3, teckning 1). Anvisningarna som ingår i planen påverkar behandlingen av handlingar under livscykelns olika skeden.

Även diariet är ett exempel på ett hanterings- och styrningssystem som täcker hela livscykeln för det material som förs i den. Med hjälp av diariet hanteras materialet både under det aktiva skedet och senare i slutarkivet. De s.k. specialregistren kan fylla samma uppgift (se s. 15).

Arkivförteckningens betydelse accentueras i slutet av livscykeln. Även beskrivningen av materialet görs främst i slutarkivet, men det är ändamålsenligt att samla beskrivningsinformation ända från livscykelns början. Beskrivningsinformation kan lagras i arkivbildningsplanen.


2 Inom kommunalförvaltningen är det skäl att vara försiktig vad gäller bruket av terminologi så att inte missförstånd uppkommer vid tillämpningen av rekommendationen. Kommunerna (och samkommunerna) skall ha en tjänsteinnehavare eller funktionär som leder kommunens arkivfunktion och arkivbildning samt har hand om de handlingar som förvaras varaktigt (ArkL § 9). I Guiden för den kommunala arkivfunktionen (Arkivverket, Helsingfors 1996) kallas den ovannämnda tjänsteinnehavaren eller funktionären kommunens arkivarie. I praktiken har kommunala arkivbildare, och vid behov även lägre nivåer inom organisationen, egna arkivansvariga som fungerar som kontaktpersoner mellan kommunens arkivarie och sin egen enhet (se Guide för den kommunala arkivfunktionen, speciellt kap. 3.2, 3.3.1 och 3.3.2). Arbetsuppgifterna i anslutning till kommunala arkivbildares arkivbildningsplaners upprättande, utveckling och upprätthållande fördelas mellan arkivarien och de arkivansvariga på det sätt som stadgas i kommunstyrelsens beslut om organiseringen av arkivfunktionen.


Teckning 1. Exempel på hanterings- och styrningsmedel för information av handlingskaraktär under olika skeden av informationens livscykel.

Handlingarnas hanterings- och styrningssystem grundar sig alltmer på datateknik. Denna yttre omständighet inverkar inte på karaktären av de olika systemen. Den ADB-baserade arkivbildningsplanen är inte ett ärendehanteringssystem. Arkivbildningsplanen är "information om informationen": den visar vilka informationsreserver av handlingskaraktär myndigheten har och vilka uppgifter de hänför sig till.

Arkivbildningsplanen och dess tillämpning

Arkivbildningsplanen introducerades inom förvaltningen i början av 1980-talet och förutsattes av den dåvarande arkivlagstiftningen. Arkivbildningsplanen var en del av arkivstadgan, som alla kommunala och statliga ämbetsverk och inrättningar skulle ha.

Arkivstadgan är inte längre obligatorisk men en arkivbildningsplan bör finnas. I arkivlagen från år 1994 stadgas följande (8§):

Arkivbildaren skall bestämma förvaringstiderna och förvaringssätten för handlingar som inkommer och uppstår till följd av skötseln av uppgifterna och ha en arkivbildningsplan över dem.

I praktiken är även med arkivstadgan jämförbara anvisningar i någon form nödvändiga. Lagen (8§) förutsätter att:

arkivbildaren skall bestämma hur planeringen av, ansvaret för och den praktiska skötseln av arkivfunktionen ordnas.

Arkivbildningsplanen styr organisationens arkivering, registrering och gallring. Den har från första början också haft som uppgift att tjäna offentligheten av myndigheternas verksamhet. Detta accentueras genom den nya offentlighetslagstiftningen (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999). Lagen betonar god informationshantering vid fullföljandet av offentlighetsprincipen (18 §). En viktig del av den är en välskött dokumentförvaltning. Arkivbildningsplanen är en av de viktigaste instrumenten inom dokumentförvaltningen.

Den ovannämnda lagen kompletteras av förordningen om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999). Den betonar arkivbildningsplanen som ett medel med hjälp av vilken planeringen och förverkligandet av de åtgärder som nämns i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (18 §, 1 mom., 4 punkten) fullföljs.

Då man utvecklar organisationen är det motiverat att ta i beaktande dokumentförvaltningens och arkivfunktionens synvinkel. De sakkunniga inom dokumentförvaltningen har i planeringen av arkivfunktionen erhållit en beredskap till funktions- och processbetonat tänkande. Detta är till nytta även i samband med utvecklandet av organisationens egentliga funktioner. Arkivbildningsplanen är ett användbart redskap för verksamhetens utveckling.

Med hjälp av datateknik (3) är det möjligt att effektivera arkivbildningsplanens användningsmöjligheter och funktionsduglighet. Den ADB-baserade arkivbildningsplanen är lätt att upprätthålla och distributionen är enklare än för planer i enbart pappersform. Den kan således användas allt bättre i förverkligandet av offentlighetsprincipen, informationsservicen och datasekretessen. Tillförandet av beskrivningsinformation som tjänar olika syften under livscykelns olika skeden är ett sätt att utvidga arkivbildningsplanens användbarhet.

Då man lagrar information i den ADB-baserade arkivbildningsplanen är det rekommendabelt att den presenteras i den form som beskrivnings- och förteckningsreglerna föreskriver (se s. 1, not 1). Det gör planerna enhetligare vilket befrämjar informationens användbarhet i informationsnät samt underlättar beskrivningen och förtecknandet av det material som i sinom tid förflyttas till arkivverket.

Datatekniken öppnar nya möjligheter till samarbete mellan arkivbildare. Arkivbildningsplanernas tillgänglighet via informationsnät möjliggör jämförelser av planerna, koordination av arkivfunktionen och i vissa fall även gemensamma arkivbildningsplaner. (4)

Kontakten från ADB-baserade arkivbildningsplaner till databehandlingssystem som stöder verksamheten är inte nödvändig och inte heller alltid möjlig p.g.a. mångfalden av tekniska lösningar. Då man slutgiltigt behandlat ärendet i ett ärendehanteringssystem (eller motsvarande) kan man överföra den slutgiltiga handlingen och vid behov även behandlingsprocessens centrala handlingar från systemet till ett särskilt elektroniskt arkiv. Kontakten mellan det elektroniska arkivet och arkivbildningsplanen är i princip möjlig. Om det anses vara ändamålsenligt kan man länka det elektroniska arkivets handlingar till ifrågavarande grupper av handlingar (serier) i den ADB-baserade arkivbildningsplanen t.ex. så, att man genom gruppen av handlingar kan få tillträde till att bläddra i denna grupps handlingar i det elektroniska arkivet.


3 Datateknikens förhållande till dokumentförvaltningen är av två slag. Datateknik är å ena sidan dokumentförvaltningens hjälpmedel (ADB-baserad arkivbildningsplan, förteckningsprogram osv.), å andra sidan ett arbetsområde för dokumentförvaltningen (den elektroniska informationen kräver gallring, rätta förvaringsförhållanden och underhåll som garanterar användbarheten).

4 Arkivbildningsplanen för ministeriernas EU-handlingar är ett exempel på arkivbildarnas gemensamma plan. Dess kärna utgörs av handlingar i anknytning till EU-författningsförberedelserna. Dylika handlingar finns i alla ministerier. Förvaringstiderna i den gemensamma arkivbildningsplanen är bindande för alla ministerier. I fråga om arkivering och även delvis registrering kan ministerierna tillämpa sina egna lösningar. Ministerierna är inte heller bundna till den gemensamma planens form, utan uppgifterna kan inbegripas i ministeriernas egna arkivbildningsplaner. Det väsentliga är att grupper av handlingar och deras namn samt handlingarnas förvaringstider följer samma linje.


Förverkligandet av den ADB-baserade arkivbildningsplanen är beroende av organisationens behov och resurser. Speciellt i små organisationer kan en plan i den traditionella utformningen vara alldeles tillräcklig.

Arkivbildningsplanen är en offentlig handling som skall hållas tillgänglig för allmänheten i myndigheternas registratorskontor eller på andra ställen där allmänheten betjänas (Förordning om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet 1030/1999 7 §). Det är skäl att överväga om det är ändamålsenligt att införa arkivbildningplanen i ett allmänt informationsnät, t.ex. internet, i sin helhet (intranet-lösningar utgör en annan fråga). Det kan anses vara en säkerhetsrisk att information om existensen av myndigheters sekretessbelagda material finns lätt tillgänglig i ett allmänt informationsnät, även om informationen om sekretessbelagda handlingars existens i sig inte är hemlig information. (5) Det är frågan om informationens distributionskanal i förhållande till datasäkerheten. Arkivbildningsplanen skall i varje fall vara i sin helhet tillgänglig för allmänheten åtminstone på ett ställe. Den version av arkivbildningsplanen som införs i informationsnät kan vara komprimerad och förenklad. I nätversionen kan det vara skäl att meddela om detta och berätta att arkivbildningsplanen finns tillgänglig i sin helhet hos respektive myndighet.

Arkivbildningsplanen är en handling som förvaras varaktigt. Om planen upprätthålls med ett datasystem, skrivs ett exemplar ut på papper för varaktig förvaring. Då planen förändras förvaras de förändrade punkterna (och uppgiften om förändringstidpunkten) varaktigt på papper.




2. ARKIVBILDNINGSPLANENS INNEHÅLL OCH STRUKTUR

Uppgifter om arkivbildaren och arkivbildningsplanen

I samband med arkivbildningsplanen kan man presentera en översikt av arkivbildarens organisation och förvaltningshistoria.

Till alla arkivbildningsplaner hör uppgifterna om arkivbildningsplanens godkännande (6), tidpunkt för ibruktagandet, arkivverkets beslut om handlingar som förvaras varaktigt samt beslutets eventuella retroaktiva tillämpning. Om det anses vara nödvändigt kan man inkludera inledande uppgifter om planen, dess grupperingsprinciper, innehåll och eventuella särdrag (se datamodellen i bilagan).


5 I undantagsfall är uppgiften om sekretessbelagda handlingars existens i sig hemlig. Dylikt material upptecknas naturligtvis inte i någon version av arkivbildningplanen.

6 Arkivbildningsplanens godkännandeprocedur varierar organisationer emellan, speciellt då det gäller förändringar i planen. I många organisationer förutsätter smärre förändringar inte något formellt godkännandeförfarande. Förfarandet är beroende av organisationens verksamhetsformer och ansvarsfördelning som i sin tur inverkar på vilka typer av uppgifter om godkännande som nedtecknas i arkivbildningsplanen.


Arkivering, registrering och gallring

Arkivbildningsplanen visar vilka serier av handlingar och övrig information av handlingskaraktär som uppkommer till följd av verksamheten och hur materialet registreras och arkiveras (förvaras).

Akivbildningsplanen är även en gallrings- eller förvaringstidsplan. Den visar vilka handlingar förvaras varaktigt och vilka som skall utgallras efter en viss tid. Förvaringstidsinformationen är det ofta skäl att differentiera så, att det meddelas dels vilken förvaringstiden för en viss handling är vid arbetsplatsen och dels vilken den totala förvaringstiden är. Förvaringstidsplanen för de varaktigt förvarade handlingarna bekräftas av arkivverket. Klara och informativa arkivbildningsplaner som innehåller bl.a. argument för orsaken till att man föreslår varaktig förvaring för ett visst material, försnabbar beredningen av förvaringstidsbesluten inom arkivverket.

Information om huruvida handlingarna är inkomna till eller uppgjorda inom organisationen (eller både och) är till hjälp då förvaringstiderna fastställs. Även uppgifter om eventuella författningar som dokumentets uppgörande/behandling baserar sig på, samt en uppskattning om materialets årliga tillväxt tjänar deras värdefastställande och kan vara betydelsefulla även för arkivbildarens egen informationsservice.

Arkivverket ger en särskild anvisning om principerna för förvaringstidernas fastställande och för gallringsframställan till arkivverket.

Inom kommunalförvaltningen fungerar arkivbildningsplanen (i regel) inte som gallringsframställan till arkivverket, eftersom arkivverket fattar beslut om var-aktig förvaring av kommunala handlingar som ett övergripande beslut som gäller hela kommunalförvaltningen.

Handlingarnas behandling och tillgänglighet, informationsservice

Arkivlagen förutsätter att man i arkivbildningsplanen skall kunna se vilka handlingar som uppkommit till följd av arkivbildarens uppgifter samt deras förvaringstid och -sätt (8 §). I arkivbildningsplanen kan man vid behov fylla i uppgifter om seriernas informationsinnehåll. Dessa s.k. beskrivningsuppgifter tjänar såväl organisationens informationsservice som i sinom tid slutarkivets forskningsbruk och motsvarande. Ju informativare seriernas namn är, desto mindre är behovet av särskild innehållsbeskrivning.

Uppgifter om handlingarnas diarieföring eller annan registrering är behandlingsinformation som är direkt anknuten till arkivfunktionens krav. Uppgifterna hör till minimikraven för informationsinnehållet i arkivbildningsplanen.

Angående databehandlingssystem som omfattas av arkivlagen är det skäl att anteckna vissa basuppgifter i arkivbildningsplanen. Offentlighetslagstiftningen förutsätter en beskrivning av datasystemen, och denna kan inkluderas som en del av arkivbildningsplanen (Förordning om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet, 8 §). Om detta anses vara ändamålsenligt, skall följande uppgifter införas i arkivbildningsplanen

*-märket betyder obligatorisk uppgift, uppgifter med (*)-märket är obligatoriska om egenskapen existerar

Föregående dataelement är enhetliga med Finansministeriets rekommendation Rekommendation för uppgörande av datasystembeskrivningar enligt offentlighetslagen (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999). Om den ifrågavarande rekommendationen eller andra anvisningar rörande beskrivningen eventuellt förändras, bör den ovanstående beskrivningens struktur och informationsinnehåll förändras så, att den motsvarar de nya anvisningarna (förutsatt att man önskar att arkivbildningsplanen innehåller beskrivningar av datasystemen).

Beskrivningen av datasystem kan även vara ett särskilt dokument som inte ingår i arkivbildningsplanen (eller finns som bilaga).

Beskrivningen av datasystem tjänar uttryckligen offentligheten i myndigheternas verksamhet. Ur dokumentförvaltningens och arkivfunktionens synvinkel är det rekommendabelt att i arkivbildningsplanen dessutom inbegripa bl.a. följande uppgifter om datasystemen:

(Se också datamodellen i bilagan).

Arkivbildningsplanens uppgifter utgör en komprimerad inledning till myndighetens datasystem. Vid sidan av synpunkten om offentlighet/sekretess är målsättningen att effektivera myndigheternas informationsservice i allmänhet och underlätta systemens upprätthållande ur arkivfunktionens synpunkt. För arkivverket är informationen värdefull då man förbereder utgallringsbeslut samt vid förberedelser för överföring av elektroniskt material till arkivverket. Snäva uppgifter i arkivbildningsplanen ersätter inte teknisk och annan, möjligtvis omfattande, dokumentation som datasystemen förutsätter.

Förändringar i förvaringsformen (databärare) som sker under handlingars och övrigt informationsmaterials livscykel är det skäl att omnämna i arkivbildningsplanen. Speciellt viktigt är att ge anvisningar om i vilken form, i vilken ordning (hur man söker) och i vilket skede av livscykeln material, som från början är i elektronisk form, lagras för varaktig förvaring.

Med tanke på behandlingen av handlingar, den goda informationshanteringen och informationsservicen är det befogat att i arkivbildningsplanen anteckna materialets offentlighets- och datasekretessuppgifter. (7) Även uppgiften om vilken författning handlingarnas uppgörande och behandling grundar sig på kan vara viktig i informationsservicen.

Informationen om handlingarnas gruppindelning enligt skyddsplanen är viktig med tanke på förberedelser för undantagsförhållanden.

Med tillgänglighet avses här både handlingarnas konkreta tillgänglighet (placering) och deras tillgänglighet med avseende på offentligheten och datasekretessen. Det är en del av god informationsservice att meddela seriernas och gruppernas av handlingar placering (före den eventuella överföringen till slutarkivet). Samtidigt kan även meddelas personen som ansvarar för materialet (tjänstens eller befattningens namn). Denna information kan vara till nytta både inom den yttre och den inre informationsservicen samt i fråga om ansvarsfördelningen.

En uppskattning om materialets årstillväxt kan vara nyttig information då man uppskattar behovet av utrymme eller då man förbereder gallringsbeslut. Om en uppskattning av årstillväxten framläggs ges informationen för pappershandlingarna i hyllmeter och för det elektroniska materialets del i byte.

Om det ur uppgiftsskötselns och informationsservicens synvinkel anses ändamålsenligt, kan i samband med serier och annat handlingsmaterial ges referenser till organisationens övriga handlingar som innehåller information av samma typ. Man kan även vid behov hänvisa till avslutade serier som innehåller samma information som den växande serien i arkivbildningsplanen.

Man kan enligt organisationens behov i arkivbildningsplanen inbegripa alla slags anvisningar i anslutning till upprättandet, behandlingen och förvaringen av informationsmaterial av handlingskaraktär (t.ex. uppgifter om blanketter som används, uppgifter om handlingars flöde inom organisationen i anknytning till olika uppgifter och processer osv.).

En arkivbildningsplan uppgjord enligt uppgifterna ger en allmän bild av organisationens verksamhet. Planen kan således användas då man orienterar nya arbetstagare i organisationen.


7 Om överföring av offentlighets- och datasekretessuppgifter till allmänna informationsnät se s 5.


Arkivbildningsplanen kan utvidgas genom att man utöver informationsmaterial av handlingskaraktär innefattar uppgifter om organisationens alla informationsresurser. Det är i detta fall fråga om en bredare informationsförvaltningsplan än arkivbildningsplanen. Informationsmaterial av handlingskaraktär och andra slag bör i denna plan framställas så, att deras karaktär tydligt framgår, bl.a. för att besluten om varaktig förvaring av handlingar är bindande.

Arkivbildningsplanens struktur

Arkivbildningsplanens struktur och innehåll varierar från myndighet till myndighet. Om arkivbildningsplanens struktur är det inte ändamålsenligt att rekommendera annat än att den upprättas enligt organisationens uppgifter. Datamodellen i rekommendationens bilaga utgår ifrån att arkivbildningsplanen uppgörs uppgiftsvis.

Den ADB-baserade arkivbildningsplanen är inte till sin form fast som sin mot-svarighet i pappersform. I den ADB-baserade planen kan man öppna olika vyer och skriva ut olika rapporter där planens element är grupperade i varierande kombinationer som tjänar olika syften.

Kontakten med andra hanterings- och styrningssystem för information av handlingskaraktär

Den ADB-baserade arkivbildningsplanen möjliggör kontakten till andra förvaltningssystem för information av handlingskaraktär. Det gäller främst arkiv- och utgallringsförteckningar samt beskrivningar. I princip är även kontakten till system som stöder verksamheten möjlig (se s. 4-5).

Information som behövs i arkiv- och utgallringsförteckningar samt i eventuella beskrivningar i anslutning till dem kan flyttas från systemet som upprätthåller arkivbildningsplanen till förtecknings- och beskrivningssystem där man har möjlighet att vidare bearbeta och komplettera den.




3. ARKIVBILDNINGSPLANEN SOM ETT UTVECKLINGSMEDEL

Akivbildningsplanen utnyttjas inte till fullo om den enbart används som en förteckning över informationsmaterial som uppstår och dokumentförvaltningens och arkivfunktionens rutiner som sådana. Planens möjligheter som utvecklingsmedel är märkbara.

I utvecklandet finns två synpunkter. Arkivbildningsplanen är naturligtvis ett sätt att utveckla dokumentförvaltningen och arkivfunktionen. Målsättningen är en samling anvisningar med vars stöd organisationens informationsmaterial av handlingskaraktär uppstår i en så kompakt och användbar form som möjligt, och där man har tagit förverkligandet av en behändig utgallring i beaktande.

Den andra synpunkten tar fasta på det oändamålsenliga och svåra i att utveckla dokumentförvaltningen och arkivfunktionen åtskilt från utvecklingen av organisationens funktionsprocesser. Informationsmaterial av handlingskaraktär uppstår då organisationen sköter sina olika uppgifter och stödfunktioner. Om dessa funktioner innehåller dubbelt eller onödigt arbete är det sannolikt att det uppstår problem i anslutning till kvaliteten och användbarheten av det informationsmaterial som uppstått. Dokumentförvaltningens och arkivfunktionens medel räcker inte enbart till att lösa dem utan det är nödvändigt att åtgärda uppkomst- och behandlingsprocesser på djupare nivå.

Då man analyserar ämbetsverkets uppgifter och funktioner för upprättandet eller uppdateringen av en arkivbildningsplan, är det möjligt att på basen av analysen strömlinjeforma ärendenas behandlingsprocesser (8), förenkla arbetsrutiner i anknytning till hanteringen av handlingar och utveckla handlingsinformationens kompakta form och användbarhet. Informationens koncentration och användbarhet har att göra med planeringen av handlingarnas informationsinnehåll så, att den varaktigt förvarade informationen samlas till så få och så användbara handlingar som möjligt. I en datateknisk omgivning är planering av informationens sökmöjligheter och förvaringsform (-former) under hela dess livscykel en väsentlig del av säkrandet av användbarheten.

Den tredje synpunkten i anslutning till utvecklandet är arkivbildningsplanens roll som dokumentation. Planen är å ena sidan ett utvecklingsmedel för dokumentförvaltningen, arkivfunktionen och funktionsprocesserna, och å andra sidan en informationsresurs där man dokumenterar utvecklingsarbetets resultat




4. ARKIVBILDNINGSPLANENS UPPRÄTTANDE OCH UPPRÄTTHÅLLANDE

Det är viktigt att arkivbildningsplanen omfattar arkivbildarens allt informationsmaterial av handlingskaraktär (9) eftersom den fungerar som anvisning för alla som deltar i behandlingen av handlingar. Planens omfattning och dess karaktär som utvecklingsmedel förutsätter att ett tillräckligt antal personer som känner till ämbetsverkets olika uppgifter medverkar vid dess upprättande. Arkivbildningsplanens upprättande och upprätthållande är krävande uppgifter som inte kan axlas en enskild arbetstagare ifall det inte är fråga om en liten organisation.

Om en arbetsgrupp tillsätts för upprättandet och uppdateringen / upprätthållandet av arkivbildningsplanen, borde gruppen utöver arkivarien bestå av personer från ämbetsverkets olika enheter, som har en helhetsblick över enhetens arbetsuppgifter, samt t.ex. registratorn och enheternas arkivansvariga (10) (om sådana har utnämnts) samt en expert inom datateknik. Den sistnämndas deltagande är av avgörande betydelse eftersom arkivbildningsplanen skall omfatta även det funktionella informationsmaterial som finns i elektronisk form. För att arbetet skall lyckas förutsätts att det stöds av ämbetsverkets ledning.


8 Sådana processer är t.ex. lagstiftningsprocessen, behandlingsprocesserna för olika ansökningar och tillstånd, tjänstetillsättningsprocesser, behandlingsprocessen av gallringsframställan, processer i anslutning till kontroll och övervakning osv.

9 Lagen om offentlighet i myndigheters verksamhet (5 § 4 mom.) har skapat ovetskap om huruvida alla myndighetens handlingar hör till arkivet. Om alla handlingar inte hör till arkivet, kan en del material således utelämnas från arkivbildningsplanen? Den ifrågavarande lagparagrafen omnämner handlingar som enligt arkivlagstiftningen skall överföras till arkivet. Arkivlagen säger däremot ingenting om överföringen av handlingar till arkivet. I arkivlagen stadgas att: "ett arkiv omfattar de handlingar som inkommit till arkivbildaren på grund av dess uppgifter eller som tillkommit genom dess verksamhet" (6 §). Alla handlingar som uppstår hör således till arkivfunktionens och arkivbildningsplanens sfär.

10 Inom kommunalförvaltningen är de arkivansvarigas insats naturligtvis speciellt viktig. Kommunens arkivarie torde inte i vanliga fall kunna vara huvudansvarig vid upprättandet / uppdateringen av arkivbildningsplanerna för kommunens olika förvaltningsgrenar.


Vid upprätthållandet och utvecklingen av arkivbildningsplanen är den ideala lösningen att sammankoppla den med utvecklingen av organisationens funktionsprocesser så, att arkivfunktionens synpunkter tas i beaktande som en del av det ovannämnda utvecklandet. Detta minskar behovet av olika utvecklingsprojekt inom arkivfunktionen, vars resultat ofta kan förbli lösa och ineffektiva.

Då man planerar arkivbildningen är det skäl att fästa särskild uppmärksamhet vid vad offentlighets- och personregisterlagstiftningen förutsätter av handlingarnas arkivering, registrering och övrig behandling.

Olika skeden i upprättandet

I den uppgiftsbaserade arkivbildningsplanens upprättande kan man urskilja följande skeden som delvis överlappar varandra:

Upprättandets resursfördelning, tidtabell och ansvarsfördelning samt skolning och informering bör planeras omsorgsfullt innan projektet startar.

Kartläggningen av uppgifter och funktionsprocesser

Det bästa instrumentet för hanteringen och styrningen av informationsmaterial av handlingskaraktär har visat sig vara en uppgiftsbaserad arkivbildningsplan. Inom helheterna av uppgifter kan man vidare kartlägga de funktionsprocesser som har med skötseln av uppgifter att göra. I samband med kartläggningen utreds även uppgifternas och funktionsprocessernas placering inom ämbetsverkets organisa-tionsstruktur. En "genomlysning" av uppgifterna, processerna, informationsmaterialet och organisationsenheterna bidrar till att upptäcka dokumentförvaltningens och ärendehanteringens problem i anslutning till arbetsskeden som överskrider uppgifts- och/eller organisationsgränserna.

Även om arkivbildningplanen uppgörs myndighetsvis är det rekommendabelt att sträva till enhetliga sätt i grupperingen av uppgifter och i anteckningarna vid upprättandet av planen. I grupperingen av de egentliga uppgifterna är det svårt att uppnå enhetlighet, men för stöduppgifternas (allmän, personal- och ekonomiförvaltning) del, som förekommer i alla ämbetsverk och inrättningar, är det möjligt att uppnå i en viss utsträckning. Inom statsförvaltningen används allmänt en gruppering där allmän förvaltning får signum 0, personalförvaltning signum 1 och ekonomiförvaltning signum 2. Sådan praxis kan rekommenderas. I datateknisk omgivning har enhetligheten fördelar vid informationssökning. Till fördelarna kan också räknas att andras planer kan nyttjas som modell eller användas som grund för en ny arkivbildningsplan.

Olika ämbetsverks gemensamma arkivbildningsplan har för sin del ett samband med enhetlighetsfrågan. En gemensam plan förutsätter att uppgifterna, funktionsprocesserna och därtill förknippat informationsmaterial som antecknas i den verkligen är likadana och jämförbara i respektive ämbetsverk.

Uppgiftsgrupperna får i arkivbildningsplanen i allmänhet ett numeriskt signum på basen av decimalklassificeringen. Vanligen lönar det sig att använda samma gruppering och signa som grund för diarieschemat. Även arkivschemat kan göras enligt samma princip. Ju färre grupperingar och klassificeringar som är i bruk, desto tydligare är diarieförings- och arkiveringssystemet

Inventering av informationsmaterial

Varje uppgift (och funktionsprocess) analyseras och man utreder vilka handlingar som uppkommer inom de olika organisationsenheterna i samband med den. Inventeringen sträcker sig utöver pappershandlingarna till bilder, kartor ADB-material osv.

Vid inventeringen kan inventeringsblanketter delas ut till de olika arbetsplatserna och där ifyllas av respektive personal. Erfarenheterna har visat att det är skäl att komplettera blanketternas information med intervjuer med de personer som behandlar handlingarna.

Inventering av det elektroniska informationsmaterialet och uppgifternas antecknande i arkivbildningsplanen kan medföra problem. Traditionellt används seriebegreppet i arkivbildningsplanen. Pappershandlingarna bildar grupper av handlingar, serier. I datateknisk omgivning är serierna svårare att gestalta.

I vissa fall kan en serie och ett helt datasystem med dess information likställas med varandra. T.ex. kan ett ADB-baserat elevregister naturligt betraktas som en serie. Om datasystemet innehåller data som används för varierande ändamål är frågan svårare. Helheter av information som dataprogrammet har skapat för olika ändamål kan i arkivbildningsplanen beskrivas som en traditionell serie. (11) Det är viktigt att för varje helhet av information (som kan skrivas ut på papper eller mikrofilm eller förvaras i elektronisk form) i arkivbildningsplanen ange av vilket datasystems uppgifter helheten har skapats. En heltäckande beskrivning av datasystemet skall även finnas tillhands (se s. 6-8).

Serierna av handlingar ges enhetliga namn som så bra som möjligt beskriver deras sakinnehåll, och även kan förstås av andra än ämbetsverkets egen personal. Det är skäl att använda samma namn under handlingarnas hela livscykel så, att de används både i arkivbildningsplanen och i arkiv- och utgallringsförteckningarna samt på arkivkapslarna och övrigt förvaringsmaterial.


11 I datamodellen som finns som bilaga har man närmat sig datasystemen genom seriebegreppet. Endera har man likställt ett enskilt datasystem och därtill hörande uppgifter med en serie eller ansett datasystemet innehålla serier (i begreppslig mening).


Teckning 2. Kartläggning av uppgifternas, funktionsprocessernas och därtillhörande informationsmaterials flöde i organisationen. Vid kartläggning/inventering kan man som hjälpmedel använda en grafisk framställning som i exemplet nedan.

Fastställande av förvaringstider

Handlingarnas förvaringstider bör å ena sidan betraktas utgående från arkivbildarens egen verksamhet och dess kontroll (t.ex. revision), å andra sidan utgående från den vetenskapliga forskningens behov. Enligt arkivlagens 8 § bestämmer arkivverket vilka handlingar eller uppgifter i handlingar som skall förvaras varaktigt. Det är arkivbildarens uppgift att bestämma hur länge övriga handlingar förvaras. Härvid skall beaktas vad som särskilt stadgas eller bestäms om förvaringstiderna.

För att underlätta gallringen skall varaktigt förvarade handlingar i mån av möjlighet förvaras åtskilda från handlingar som skall utgallras efter en bestämd tid. Därför bör man besluta om handlingarnas förvaringstider innan man kan besluta om deras förvarings- eller arkiveringssätt. Det är lättare att definiera förvaringsbehovet för en enskild serie då man genom en heltäckande inventering har utrett i vilka handlingar uppgifterna i anslutning till de olika uppgifterna ingår.

Planeringen av handlingarnas behandling

Diarieföring eller annan registrering samt arkivering är en del av handlingarnas behandling. Då man beslutar om dessa åtgärder bör man ta handlingarnas förvaringstider och offentlighetsgrad i beaktande. Varaktigt förvarade handlingar och de som skall utgallras efter en bestämd tid arkiveras i skilda grupper och de sekretessbelagda handlingar åtskilda från de offentliga. Det är dock inte alltid möjligt att skilja åt handlingarna enligt deras offentlighetsgrad eftersom samma handling kan innehålla både offentlig och sekretessbelagd information.

Ur behandlingens och förvaringens synvinkel är även frågan om handlingarnas förvaringsform (databärare) väsentlig. Dess planering med iakttagande av hela livscykeln är en viktig del av god dokumentförvaltning.

Eftersom arkivverket kan bestämma att information i elektroniska datasystem skall förvaras varaktigt, bör organisationen vara i kontakt med arkivverket redan i systemens planeringsskede.Varaktig förvaring av uppgifter i elektronisk form betyder för statsförvaltningens del i huvudsak att de i sinom tid överförs till arkivverket. Detta ställer vissa tekniska krav på datasystemen. Detta gäller även kommunalförvaltningen i de fall att där produceras information som enligt arkivverkets beslut skall förvaras varaktigt i elektronisk form. Även om detta informationsmaterial inte överförs till arkivverket, skall informationen förvaras i användbar form i kommunens eller samkommunens arkiv. Arkivverket ger en skild anvisning om behandlingen av elektroniska datasystem och informationsmaterial som omfattas av arkivlagen.

För behandlingen av handlingarna är det viktigt att meddela var materialet förvaras och vilken personal som är ansvarig för detsamma. På detta sätt undviker man bl.a. förvaringen av onödiga kopior eftersom alla vet vem som överlämnar arkivexemplaren till slutarkivet. Ansvaret borde anknytas till benämningen på en tjänst eller befattning, inte ett personnamn.

Arkivering

För alla grupper av handlingar bör bestämmas hurudana serier man skapar av dem och i vilken ordning handlingarna i respektive serie arkiveras. Till arkivbildningsplanens centrala målsättningar hör att planen styr arkiveringen så, att den sker vid sidan av annan verksamhet utan att man efteråt egentligen skall behöva ordna arkivet.

Då man väljer arkiveringsprincip är det viktigt att ta i beaktande hur handlingarna bäst skall kunna hittas, m.a.o. hur de senare kommer att sökas. Detta är speciellt viktigt med tanke på de handlingar som inte registreras eller för vilka inga andra slags förteckningar uppgörs.

Registrering

Planeringen av diarieföringssystemet sker ofta som ett särskilt projekt, och de diarieförda handlingarna behandlas som en egen helhet åtskild från den övriga arkivbildningen. Planeringen och utvecklandet av diarieföringen bör dock ske som en del av den övriga planeringen av arkivbildningen.

I lagen om offentlighet i myndigheters verksamhet stadgas (18 §, 1 mom., 1 punkten) att myndigheten för att införa och genomföra en god informationshantering skall bl.a.

föra förteckning över de ärenden som har inkommit för behandling, tagits upp till behandling, avgjorts eller behandlats eller annars se till att dess offentliga handlingar kan hittas på ett smidigt sätt

I den ovannämnda lagparagrafen stadgas inte om allmän diarieföringsplikt eftersom man även på annat sätt kan garantera att dokumenten hittas.

Å andra sidan ökar den elektroniska dataöverföringen och ärendehanteringssystemen behovet av diarieföring och annan registrering. Förvaltningen av de elektroniska handlingarna kan inte bygga på den fysiska arkiveringsordningen utan man behöver registrering som gestaltar informationsmaterialet och möjliggör sökningen av information.

Diarieföringens juridiska betydelse accentueras i datateknisk omgivning. I lagen om elektronisk kommunikation i förvaltningsärenden (1318/1999) stadgas (25 §) att

elektroniska dokument som kommer in skall diarieföras eller deras ankomst registreras på något annat tillförlitligt sätt

Med ett elektroniskt dokument avses i lagen ett elektroniskt meddelande som hänför sig till anhängiggörandet eller handläggningen av ett ärende eller till delgivningen av ett beslut (3 §).

Diarieföringsfunktioner i anslutning till elektroniska dokument borde automatiseras så långt som möjligt av arbetsekonomiska skäl. Då man planerar och utvecklar registrering av elektroniska dokument är det skäl att utreda och definiera förhållandet mellan diarieuppgifter och metadata (12) som eventuellt ansluts till elektroniska dokument.

En viktig del av registreringens planering är att definiera ämbetsverkets förvaltningsdiariets förhållande till de s.k. specialregistren. De sistnämnda är register som hör till speciella, begränsade uppgiftshelheter som statsbidrag, personal, byggnadsobjekt osv. Specialregistrens karaktär kan betydligt avvika från diariernas. Till exempel kan ett register som rör byggnader vara aktivt under årtionden. Med diariet handhar man vanligen mycket snabbare sakbehandling. Definieringen av förvaltningsdiariets och specialregistrens förhållande till varandra försäkrar att man undviker onödig, dubbel registrering.

Lagstiftningen förutsätter ovannämnda definiering. I förordningen om offentlighet och god informationshantering i myndigheters verksamhet stadgas (5 §):

Myndigheterna skall se till att förhållandet mellan olika dokumentförteckningar reds ut och att varje ärende, om det är möjligt, registreras endast en gång samt att dokumentförteckningarna svarar mot de bestämmelser om registrering och förteckning av handlingar som utfärdats med stöd av arkivlagen.

Det är rekommendabelt att diarieschemat åtminstone för huvudgruppernas del baserar sig på uppgiftsgrupperingen i arkivbildningsplanen.

De grupper av handlingar som registreras bör anges i arkivbildningsplanen (t.ex. enbart omnämnande i diarieschemat är inte tillräckligt).

Upprättandet av arkivschemat

När man har fattat beslut om handlingarnas slutliga förvarings- eller arkiveringssätt och -form, och man kan se hurudana serier av handlingar och övrigt funktionellt informationsmaterial som uppstår, uppgörs ett arkivschema för varaktigt och länge (över 10 år) förvarat material. Med hjälp av schemat förvaltas materialet i slutarkivet.


12 Se Delegationens för offentliga förvaltningens informationsförvaltning (JUHTA) rekommendation JHS 143.


Upprätthållandet av arkivbildningsplanen

För att arkivbildningsplanen så väl som möjligt skall betjäna organisationen är det viktigt att fästa uppmärksamhet vid dess upprätthållande. Inte ens en bra arkivbildningsplan kan effektivera dokumentförvaltningen och arkivfunktionen om den inte efterföljs, om dess funktionsduglighet inte uppföljs och om den inte uppdateras. Organisationens förändringar och förändringar inom uppgifter och funktioner återspeglas i arkivbildningen. Förändringsbehov kan uppkomma även inom registrering och arkivering.

Man borde sträva till att den person som ansvarar för arkivfunktionen redan vid planeringen av skötseln av nya uppgifter eller vid förnyandet av gamla funktionsprocesser kunde lyfta fram synpunkter angående användbarhet, distribution samt förvaringsbehov och förvaringssätt i anslutning till information av handlingskaraktär. Detta resulterar i att man inte är tvungen att uppdatera arkivbildningsplanen som ett särskilt projekt.

Om en arbetsgrupp tillsätts för uppgörandet och uppdateringen av arkivbildningsplanen är det rekommendabelt att denna sammanträder regelbundet för att kartlägga planens förändrings- och kompletteringsbehov. Inom större organisationer är det ändamålsenligt att för varje arbetsenhet utnämna en arkivansvarsperson, som för sin enhets del följer med arkivbildningsplanens funktionsduglighet och eventuella förändringsbehov. Ansvaret för arkivbildningplanen som helhet bör dock alltid ligga hos den som svarar för arkivfunktionen. Det ovannämnda gäller speciellt statsförvaltningen. I kommunerna fördelas ansvaret för och uppgifterna i samband med arkivbildningsplanens upprätthållande mellan kommunens arkivarie och de arkivansvariga enligt vad som stadgas om arkivfunktionens organisation i kommunstyrelsens beslut.

Det som sagts ovan i denna rekommendation om upprättandet av arkivbildningsplanen gäller till tillämpbara delar för uppdateringen av planen.

Det är viktigt att informering, handledning och skolning ordnas för hela personalen vad gäller arkivbildningsplanen, dess mening, dess ibruktagande och upprätthållande.




5. DATAMODELL FÖR EN ADB-BASERAD ARKIVBILDNINGSPLAN

En datamodell finns som bilaga till rekommendationen, och på basen av den kan man planera ett databehandlingssystem för upprättandet och upprätthållandet av arkivbildningsplanen. Datamodellens funktion har testats i praktiken med hjälp av två testprogram.

Modellen illustrerar objekt (entiteter) i anslutning till arkivbildningsplanen, deras attribut och deras inbördes relationer.

Serie- och förvaringsform-entiteterna är centrala i datamodellen. Materialet har alltid någon förvaringsform (papper, mikrofilm, elektronisk form osv.). Förvaringsformen är alltid någonting konkret. Serien är en mer begreppslig entitet än förvaringsformen. Som exempel kan nämnas ett register, vars uppgifter finns 1) i elektronisk form i ett databehandlingssystem 2) som pappersutskrifter och 3) på mikrofilm. Serien konkretiseras som förvaringsform eller -former. Ett datasystem som fungerar som förvaringsform har i modellen betraktats som en egen entitet med flera anslutande attribut. En del av dem är sådana att genom att de tillämpas uppkommer den beskrivning av datasystem som förordningen om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999 8 §) förutsätter.

Grupp, serie eller handling-entiteten är flerdimensionell. Grupp syftar på grupperingen inom arkivbildningsplanen, dvs. sättet på vilket materialet presenteras i planen. Inom samma arkivbildningsplan kan flera grupperingsprinciper vara i bruk. Den viktigaste grupperingsprincipen är indelning enligt uppgifterna. Modellen utgår ifrån att arkivbildningsplanen baserar sig på uppgiftsgruppering även om det vid sidan av den skulle finnas andra indelningsprinciper (t.ex. indelning i inkomna och inom organisationen uppgjorda handlingar inom en uppgiftsgrupp).

Grupp, serie eller handling-entiteten är "uppbruten" i den andra figuren som hör till modellen. Vissa bokstäver ansluter sig som signa till denna entitets attribut (G = grupp, S = serie, H = handling). De visar på vilken nivå attributet kan användas. T.ex. informationsinnehållsattributet kan användas endera i samband med serien eller handlingen (eller båda). Detta framgår ur modellen genom att det efter det ifrågavarande attributet inom parentes anges (SH).

Till datamodellen har bifogats en beskrivning av entiteternas relationer samt förklaringar till attribut och deras anknytning till de av arkivverket publicerade beskrivnings- och förteckningsreglerna Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt (1997). Motsvarigheterna överensstämmer inte alltid, men ett studium av nedanstående punkter i beskrivningsreglerna belyser förhållandet mellan arkivbildningsplanen och beskrivningen. Om de uppgifter som skall upptecknas i arkivbildningsplanen införs i planen i den form som beskrivningsreglerna förutsätter, kan uppgifterna utnyttjas då beskrivningarna uppgörs.









BESKRIVNING AV DATAMODELLENS RELATIONER

1. Arkivbildaren

1.1 Samband

En ARKIVBILDARE kan ha en eller flera ARKIVBILDNINGSPLANER.

1.2 Anmärkningar

Ministerierna har t.ex. utöver sin egen arkivbildningsplan ministeriernas gemensamma plan för handlingar i anslutning till EU-frågor.

Om en avdelning eller motsvarande enhet har en egen arkivbildningsplan, bör enheten i detta sammanhang uppfattas som en arkivbildare trots att den inte skapar ett av den övriga organisationen oberoende arkiv.

2. Arkivbildarens övriga namn

2.1 Samband

ARKIVBILDAREN kan ha inget, en eller flera ÖVRIGA NAMN.

ÖVRIGT NAMN tillhör en och endast en ARKIVBILDARE.

2.2 Anmärkningar

Då namnet förändras flyttas det tidigare namnet till uppgifterna om "övrigt namn".

3. Arkivbildningsplanen

3.1 Samband

En ARKIVBILDNINGSPLAN är i bruk hos åtminstone en ARKIVBILDARE.

ARKIVBILDNINGSPLANEN innehåller en eller flera GRUPPER.

4. Grupp

4.1 Samband

En GRUPP kan innehålla en eller flera GRUPPER och/eller SERIER eller ingen GRUPP och/eller SERIE. GRUPPEN kan tillhöra en och endast en högre GRUPP.

4.2 Anmärkningar

Gruppen ansluter serien till arkivbildningsplanen.

Serier av handlingar grupperas i grupper. Det rekommenderas att grupperingen åtminstone till största delen motsvarar diariets gruppering (förutsatt att diarieschemat är funktionsbaserat). Uppgifterna vars skötsel ger upphov till handlingar bör alltid framgå ur grupperingen. Dessutom kan även andra grupperingsprinciper utnyttjas.

5. Serie

5.1 Samband

SERIEN kan tillhöra en eller flera GRUPPER och en och endast en högre SERIE.

SERIEN kan innehålla ingen, en eller flera SERIER och ingen, en eller flera HANDLINGAR.

Varje SERIE har en eller flera FÖRVARINGSFORMER.

SERIEN kan beskrivas med inget, en eller flera ÄMNESORD.

5.2 Anmärkningar

Serien består av handlingar (eller motsvarande uppgifter). I arkivbildningsplanerna redovisas dock inte alltid handlingsnivån och därför är även relationen "serien innehåller ingen handling" möjlig i datamodellen.

6. Handling

6.1 Samband

En HANDLING kan ingå i en och endast en SERIE.

En HANDLING kan beskrivas med inget, en eller flera ÄMNESORD.

Varje HANDLING har en eller flera FÖRVARINGSFORMER.

7. Ämnesord

7.1 Samband

Med ett ÄMNESORD kan ingen, en eller flera SERIER eller HANDLINGAR beskrivas.

7.2 Anmärkningar

Ämnesord kan vara förutom ord som beskriver informationsinnehållet, även t.ex. handlingstyper ss. "möteskallelse", "protokoll", "verksamhetsberättelse" osv. Obs. Ämnesordet kan också beskriva processen (utnämning, beredningen av gallringsbeslut osv.) som serien eller handlingen ansluter sig till.

8. Förvaringsform

8.1 Samband

En FÖRVARINGSFORM ansluter sig alltid till en och endast en SERIE eller HANDLING.

En SERIE eller HANDLING kan ha många FÖRVARINGSFORMER.

En eller flera DATASYSTEM kan ansluta sig till FÖRVARINGSFORMEN.

9. Datasystem

9.1 Samband

Ett DATASYSTEM ansluter sig till en eller flera FÖRVARINGSFORMER.

Anmärkning

Datamodellen kan vidareutvecklas på basen av organisationens behov. T.ex. kan en särskild Klassifikations-entitet i anslutning till serierna anses vara nödvändig. Ett dylikt behov uppstår om man ytterligare vill gruppera serierna enligt någon annan klassifikation utöver den uppgifts- eller annan gruppering eller gruppering enligt arkivsignum eller ämnesord som används i arkivbildningsplanen.




Beskrivning av datamodellens objekt och attribut samt motsvarande punkter i Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt (Arkivverket 1997).

Attribut försedda med tecknet * är obligatoriska. Attribut försedda med tecknet (*) är obligatoriska då ifrågavarande egenskap existerar. Frågan om uppgifternas nödvändighet är relativ eftersom datamodellen är en del av arkivverkets rekommendation. Ifall beskrivningen av datasystemet inbegrips i arkivbildningsplanen är dataelementen i beskrivningen obligatoriska/icke-obligatoriska enligt finansministeriets Rekommendation för uppgörande av datasystembeskrivningar enligt offentlighetslagen (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999).

Objekt Attribut Förklaring Beskrivnings- och förteckningsregler
Arkivbildaren



huvudnamn* huvudtitel för arkivbildarens namn 1.1.1 Arkivbildarens namn
undernamn (*) undertitel för arkivbildarens namn
historia förvaltningshistoriska uppgifter 2.1 Historia eller levnadsbeskrivning

5.2 Föregångare

Övrigt namn huvudnamn (*) tidigare eller annat namn som varit i bruk (huvudtitel) 1.1.1 Arkivbildarens namn
  undernamn (*) tidigare eller annat namn som varit i bruk (undertitel)
  begynnelseår första året då namnet var i bruk
  slutår sista året då namnet var i bruk
Arkivbildningsplan namn* arkivbildningsplanens namn 2.4 Arkivbildningsprocessen
beskrivning av grupperingen en beskrivning av den gruppering som använts (t.ex gruppering enligt uppgifterna kompletterad med en gruppering på basen av handlingarnas funktioner)
  beskrivning av innehållet en allmän beskrivning av arkivbildningsplanens innehåll
  uppgifter om godkännande* arkivbildningsplanens godkännare, tidpunkten för godkännandet, beslutets nr o.dyl. Uppgifter om godkännandet av förändringar i arkivbildningsplanen som görs inom organisationen antecknas ifall man anser att ett behov finns. 4.4. Försvunnen/utgallrad
  tidpunkt för ibruktagandet* den tidpunkt fr.o.m. vilken arkivbildningsplanen efterföljs
  arkivverkets godkännande* arkivverkets beslut om varaktigt förvarade handlingar (datum, beslutets nr). Även uppgift om huruvida förvaringstidsbeslutet kan tillämpas retroaktivt.
Grupp, serie eller handling signum (*) gruppens, seriens eller handlingens signum 1.2 Signum
  namn* gruppens, seriens eller handlingens namn 1.1.4 Seriens namn

1.1.5 Arkivenhetens namn

2.2. Uppgifter

  uppgift om offentlighet* seriens eller handlingens offentlighetsgrad 3.6 Begränsningar för användningen
  författning författning/författningar som uppkomsten av serier eller en enstaka serie inom gruppen baserar sig på  
  inkommen/upprättad/både och uppgift om huruvida serien innehåller inkomna/upprättade/både inkomna och uprättade handlingar och huruvida en handling är inkommen/upprättad  
  registrering* registreringssättet för handlingar som ingår i serien eller för en enskild handling  
  informationsinnehåll beskrivning av seriens eller handlingens informationsinnehåll 2.3 Informationsinnehåll
  datasäkerhetsuppgifter seriens eller handlingens datasäkerhetsklass och/eller övriga uppgifter i anslutning till datasäkerheten  
  skyddsklass seriens eller handlingens skyddsklass (förberedande av beredskap i undantagsförhållanden)  
  samband nödvändiga hänvisningar till övriga serier och eventuella tidigare arkivsigna 5.2 Föregångare

5.3 Anslutande material

  tilläggsuppgifter    
Ämnesord ämnesord ämnesordets namn. Elementet kan användas bl.a. för att ange den verksamhetsprocess som serien/handlingen ansluter sig till 2.5 Sökord
Förvaringsform förvaringsform* seriens eller handlingens förvaringsform 3.4 Skick och fysisk form

3.7 Brukskopior

  uppgift om utskrift (*) om serien eller handlingen är en utskrift ur ett datasystem anges systemets namn här  
  förvaringstid vid arbetsplatsen seriens eller handlingens förvaringstid vid arbetsplatsen i respektive förvaringsform  
  total förvaringstid* seriens eller handlingens totala förvarings-tid i respektive förvaringsform 4.4 Försvunnen/utgallrad
  förvaringstidens grund grunden för förvaringen av en serie som föreslås förvaras varaktigt (lagstiftning, forskningens behov e.dyl.). Uppgiften är nyttig då arkivbildningsplanen sänds till arkivverket för att godkännas för de varaktigt förvarade handlingarnas del. Uppgiften möjliggör en snabbare behandling hos arkivverket.  
  arkivsignum (*) signum för en förvaringsform som förvaras långvarigt 1.2 Signum
  begynnelseår det första året från vilket handlingar som omtalas i arkivbildningsplanen existerar 1.3 Tidsbestämningar
  förvaringsordning * uppgift om handlingarnas ordning 3.1 Ordningsprinciper
  förvaringsplats/-platser byggnad(byggnader), rum osv. där handlingar förvaras  
  ansvarsperson(er) person eller personer som ansvarar för handlingarna (tjänstens eller befattningens namn)  
  årstillväxt materialets uppskattade årstillväxt  
  tilläggsuppgifter    
Datasystem Uppgifter som hör till datasystembeskrivningen:    
  namn* datasystemets officiella namn och förkortade namn  
  ansvarsbärare* den som äger datasystemet och förvaltar detsamma  
  ansvarsenhet och -person* uppgift om var man kan få tilläggsuppgifter om datasystemets innehåll  
  användningsändamål* en kort beskrivning av för hurudant bruk datasystemet behövs  
  datakällorna (*) datakällorna bör alltid anges om man känner till desamma  
  uppgifterna är från åren/fr.o.m. år uppgiften är relevant endast om systemets innehåll är kumulativt eller tidsseriemässigt  
  uppgifternas uppdateringsfrekvens kan anges om uppgiften är av betydelse för uppgifternas användare  
  uppgifternas offentlighet/sekretess* konstateras allmänt vilka uppgifter är offentliga och vilka är eller kan vara sekretessbelagda och på vilka grunder: sekretessen kan gälla alltid samma uppgifter eller det kan vara beroende av fallet eller situationen  
  de offentliga uppgifterna grupperade enligt uppgift* de offentliga uppgifterna uppräknas gruppvis. Om det rör sig om många uppgifter, kan en förteckning över enbart grupperna eller en särskild bilaga komma i fråga.  
  sekretessbelagda uppgifter sekretssbelagda uppgifter uppräknas beroende på situationen antingen i sin helhet eller som en större helhet i grupper av uppgifter  
  datasystemets officiella adress om systemet är avsett för offentligt bruk, anges dess internet-adress här  
  Övriga uppgifter:    
  personregister/inte personregister* uppgift om huruvida det är frågan om ett personregister eller inte  
  system som upprätthålls av en/ flera arkivbildare* uppgift om huruvida det är frågan om ett datasystem som upprätthålls av flera än en arkivbildare eller inte; förteckning över de övriga arkivbildare som eventuellt deltar i upprätthållandet  
  utskrifter och utskrivningstidpunkter* utskrifter ur datasystemet och deras utskrivningstidpunkter (t.ex. i slutet av året, vart 5 år). Utskrifterna anges även i arkivbildningsplanen som särskilda grupper (t.ex. anges utskrifter på papper av varaktigt förvarade uppgifter ur ett register i arkivbildningsplanen som en serie med hänvisning till det datasystem vars utskrifter de är; se förvaringsform-entitetens attribut uppgift om utskrift)  
  betydande förändringar betydande förändringar i systemet sedan ibruktagandet (t.ex. informationsinnehållet, funktionerna)  
  uppgifter till andra myndighet-

er (*)

uppgifter ur systemet som överlåts till andra myndigheter  
  program ADB-program som används i systemet  
  databärare och hårdvara uppgifter om datasystemets databärare och hårdvara  
  teknisk underhållare den enhet eller person(tjänstens eller befattningens namn) som ansvarar för datasystemets tekniska underhåll (ifall detta inte framgår ur beskrivningen av datasystemet)  
  tilläggsuppgifter    



CENTRALA BEGREPP

Arkiv Den helhet av handlingar som har uppstått i samband med skötseln av ett samfunds uppgifter eller en persons verksamhet.
Arkivbildare Ett samfund vars skötsel av uppgifter, eller en person vars verksamhet, har skapat ett eller flera arkiv.
Arkivbildning En planmässig helhet av funktioner som resulterar i att ett samfunds arkiv bildas. Arkivbildningens centrala funktioner är arkivering, registrering och gallring.
Arkivbildningsplan En förteckning som arkivlagen (831/94 8 §) förutsätter av arkivbildaren över handlingar som uppstår till följd av skötseln av dess uppgifter och deras förvaringstider och -sätt.
Arkivering Handlingarnas anslutande till arkivet enligt en på förhand uppgjord plan.
Arkivfunktion En funktion som har till uppgift att säkerställa att handlingar hålls tillgängliga och bevaras, att sköta den informationstjänst som hänför sig till dem, att bestämma handlingars förvaringsvärde och att gallra ut onödigt material. Arkivfunktionen skall skötas så, att den stöder arkivbildaren i dess uppgifter samt tillgodoser enskilda personers och sammanslutningars rätt att få uppgifter ur offentliga handlingar och att enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd samt datasekretess har beaktats på behörigt sätt och att tillgången på handlingar som ansluter sig till enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd säkerställs och att handlingarna betjänar forskningen som informationskällor.
Beskrivning Uppgifter som identifierar och beskriver arkivbildaren och det material som har bildats genom dess verksamhet.
Diarieföring Brevväxling och beslut samt ärendenas handläggningsskeden i ärenden som samfundet behandlar antecknas i ett diarium.
Diarium En förteckning, som har grupperats enligt en viss princip, vanligen enligt diarieschemat, över anhängiggjorda ärenden och deras behandlingsskeden. Ett diarium som omfattar arkivbildarens alla (eller nästan alla) uppgifter kallas även förvaltningsdiarium (till åtskillnad från s.k. specialregister). En av diariets uppgifter är att fungera som arkivregister över de handlingar som antecknats i detsamma.
Dokumentförvaltning En funktion som utvecklar och styr mottagande, produktion, behandling, lagring och tillgängliggörande av samt fastställande av förvaringsvärde för handlingar som hör till samfundets verksamhet. Inom Finlands förvaltning är dokumentförvaltning och arkivfunktion i hög grad sammanfallande funktioner.
Förvaringsordning Den ordning enligt vilken handlingar förvaras. Ordningen kan vara formell (tids-, alfabetisk, nummer- eller geografisk ordning) eller basera sig på sakinnehållet. Vid sidan av begreppet förvaringsordning används i samma betydelse även begreppen förvaringssätt, arkiveringsgrund och arkiveringsordning.
Gallring Fastställande av handlingarnas förvaringstider (fastställande av förvaringsvärde) och det bevarade och det utgallringsbara materialets särskiljande i arkivet.
Information av handlingskaraktär Information som uppstått till följd av skötseln av ett samfunds uppgifter eller en persons verksamhet. I samma bemärkelse kan man även tala om funktionell information.
Livscykel Med termen beskrivs handlingarnas behandlingsskeden i organisationen från deras upprättande/att de har inkommit till varaktig förvaring eller utgallring. I livscykelns aktiva skede behövs handlingarna kontinuerligt i skötseln av organisationens uppgifter. I det passiva skedet används handlingarna sällan för organisationens behov, men de kan fortsättningsvis behövas för skötseln av uppgifterna eller av olika skäl i anslutning till rättsskyddet. Både i det aktiva och i det passiva skedet gallras en del av handlingarna. Det historiska skedets handlingar återstår efter gallring och beslut om deras varaktiga förvaring har fattats. Dessa handlingars bevarande beror närmast på deras betydelse som källmaterial för forskningen.
Metadata En allmän benämning på beskrivningsuppgifterna för dokument i datanätet eller i övriga datareserver. Metadata är information om information, som beskriver informationsinnehållet och förklarar dess betydelse. Metadata underlättar sökningen, lokaliseringen, identifieringen och förvaringen av material i elektronisk form. Metadata har även betydelse för dokumentens behandlingsfas. Beskrivningsuppgifterna kan lagras i handlingen redan då dokumentet skapas. (Se JHS 143).
Registrering Ärenden och handlingar som behandlas av samfundet antecknas i ett register. För registrering i diarium används allmänt termen diarieföring.
Serie En helhet av handlingar i bestämd ordning som till sin form, uppgift eller innehåll hör ihop och har ett gemensamt namn.
  För datasystemens del har man i rekommendationen följt principen att ett enskilt datasystem uppfattas som en serie eller att ett datasystem anses innehålla serier (i begreppsligt hänseende). Se s. 23 i rekommendationen.
Specialregister Ett register som upprätthålls för anhängiggörandet, handläggningen och uppföljningen av ärenden i anslutning till någon av samfundets uppgifter. Specialregistret kan ansluta sig till t.ex. inspektionsverksamheten, byggnadsprojekt, personal osv. Specialregistret är till sin omfattning mindre än diariet där handlingar/ärenden i anslutning till samfundets alla (eller nästan alla) uppgiftsområden diarieförs. På samma sätt som ett diarium, kan även ett specialregister utgöra ett arkivregister.

Se även bilagan Beskrivning av datamodellens objekt och attribut.